Klicka på rubriken så visas mer information.

Uppstart

Innan vi kan starta upp systemet för er fiberförening, behöver det laddas med grunddata, såsom:

  • Medlemmar och abonnenter
  • Leverantörer
  • Tjänster och priser
  • Redovisningens startsaldo
  • Anläggningstillgångar

Om det är stora volymer kan vi läsa in dessa uppgifter från en Excel-fil. Är det endast ett fåtal poster är det också möjligt att registrera dessa via webbportalen.

Dessutom behöver vi gemensamt se över en mängd inställningar av systemet, innan vi startar.

Föreningens arbetsuppgift

För att vi ska kunna hålla låga priser till er, krävs att vissa arbetsuppgifter utförs av föreningen.
I vår webbportal ska föreningen registrera:

  • Nya leverantörer
  • Leverantörsfakturor
  • Godkänna leverantörsbetalningar
  • Manuella bokföringsorder
  • Ändringar i medlems-/abonnentregistret
  • Ändringar i företagsregistret

Leverantörsfakturor
När ert fibernät är färdigbyggt får föreningen inte särskilt många leverantörsfakturor att hantera. Vanligtvis blir det ca 3-5 fakturor per kvartal, exempelvis för:

  • Kollektiva tjänster från KO.
  • El (förbrukad ström till noderna)
  • Underhållsservice (serviceavtal för nätet)
  • Redovisningstjänster
  • Försäkring (vanligen en gång per år)

Manuella bokföringsorder
Vanligtvis blir det inte mer än några få bokföringsorder per år.
Det kan exempelvis vara utlägg för kaffebröd vid styrelse- och årsmöten eller reseersättning till någon medlem för en tjänsteresa.

Medlems-/Abonnentregister

Vid uppstart kan vi läsa in alla medlemmar/abonnenter från en Excel-mall, därefter görs ändringar direkt i vår webbportal. Excel-mallen kan man ladda ner från vår portal och laddas upp när alla kontaktuppgifter är ifyllda.

Kraven på information om varje kontaktperson kan variera, t ex. om denne är:

  • Endast medlem
  • Medlem och abonnent
  • Endast abonnent

I "Lagen om ekonomiska föreningar" framgår att föreningen är skyldig att hålla ett aktuellt register över dess medlemmar och kapitalinsats.
Genom vår webbportal kan ni hålla detta register aktuellt och även följa historiska händelser.
Abonnentregistret är även underlag för fakturering där det för varje abonnent anges vilka tjänster som ska faktureras.

Fakturering

Underlagen för fakturering bygger på register för Abonnenter, Tjänster och Tjänstepriser.
Föreningen kan välja om abonnenten ska ges rättighet att själva ändra delar av sina kontaktuppgifter, t ex telefonnummer, e-postadress eller byta faktureringsmetod (se nedan).
I webbportalen anges också vilka tjänster som finns samt hur prissättningen till abonnenterna ska ske. De vanligaste tjänsterna är:

  • Triple Play
  • Nätavgift
  • Administration & Serviceavgift
  • Medlemsavgift

Föreningen kan också sätta pris till abonnenten, t.ex. på:

  • Faktureringsavgift (t ex. för brevfaktura)
  • Påminnelseavgift

Faktureringsintervall

För att kunna hålla låga kostnader tillämpar vi standardiserade processer. Det innebär bl.a. att vi har samma faktureringsperioder för alla fiberföreningar.

Faktureringsperioder:
Faktureras Betalas Tjänster från till Kommentar
01-nov 01-dec 01-jan 31-mar Årsfaktura för medlemsavgift och Autogiro samt e-faktura, e-postfaktura och brevfaktura.
1-feb 01-mar 01-apr 30-jun E-faktura, e-postfaktura och brevfaktura.
01-maj 01-jun 01-jul 30-sep E-Faktura, e-Postfaktura och brevfaktura.
01-aug 01-sep 01-okt 31-dec E-faktura, e-postfaktura och brevfaktura.

 

Beroende på när under året en ny fiberförening startas upp, sker fakturering på så sätt att föreningen kommer in i ovanstående schema.

Faktureringssätt

Abonnenten kan välja någon av nedanstående faktureringssätt:

Autogiro
Abonnenten går in i sin Internetbank och ger ett ”Medgivande om Autogiro”.
Vi skapar en faktura per år som skickas till BGC, Bankgirocentralen, för att dras i 12 lika delar från abonnentens bankkonto per den 1:a bankdagen i varje ny månad.
En avi skickas via e-post till abonnenten med information om hur mycket pengar som kommer att dras från bankkontot och med uppmaning att det måste finnas täckning på kontot på betalningsdagen.

E-faktura
Abonnenten går in i sin Internetbank och begär att få e-faktura från oss.
Fakturering görs en gång per kvartal och fakturan hamnar i abonnentens internetbank för betalning. Abonnenten kan själv välja om automatisk betalning ska göras.

E-postfaktura
Faktura skickas en gång per kvartal som bifogad pdf-fil via e-post.
Abonnenten lägger själv in fakturan för betalning i sin Internetbank.

Brevfaktura
Faktura skickas en gång per kvartal via brev till abonnenten. Abonnenten gör själv betalningen på lämpligt sätt.
En faktureringsavgift kommer att tillkomma på abonnentens faktura, eftersom detta är ett kostsamt faktureringssätt.

Anläggningsregister

Varje fiberförening som har anläggningstillgångar är skyldig att hålla ett aktuellt Anläggningsregister.
Byggnationen av nätet är en anläggningstillgång där avskrivning kontinuerligt ska göras. Vanligen skiljer vi här på "Aktiv utrustning" och "Passiv utrustning".
Aktiv utrustning är till exempel switchar och patch-paneler i nodskåpen (om föreningen äger dessa).
Passiv utrustning är exempelvis kostnader för kanalisation, fiber, blåsning och svetsning av fiber.

Leverantörsfakturor

Leverantörer skickar sina fakturor direkt till föreningen. Föreningens kassör registrerar leverantörsfakturan i vår webbportal. Om fakturan kommer från en ny leverantör, måste denna först läggas upp i Leverantörsregistret. Här finns tvingande fält som måste fyllas i för att vi ska ha kompletta kontaktuppgifter. För leverantören är det möjligt att ange "standard kontonummer" som systemet föreslår vid fakturaregistrering. Det går inte att avsluta fakturaregistreringen förrän det finns en koppling till en scannad bild över fakturan. Det innebär att kassören måste ha tillgång till en scanner. När detta är klart skickar man fakturan, vilket innebär att vi kontrollerar att konto och moms är rätt samt att totalbelopp och övrigt stämmer med den scannade bilden. En faktura kan också avse anläggningstillgång och då förs dessa automatiskt in i anläggningsregistret.

Bokföringsorder

Troligen kommer det endast att uppstå ett fåtal bokföringsordrar per år. Dessa hanteras på liknande sätt som leverantörsfakturor. Kassören registrerar en bokföringsorder i vår webbportal och kopplar ett scannat underlag. När bokföringsordern skickas får vi upp transaktionen för bland annat kontroll av konto och moms.

Avstämning av banksaldo

Med jämna mellanrum läser vi in saldorapporten från er bank och gör en avstämning mot redovisningen. Det innebär att vi måste ha fullmakt från er, där vi tillåts att få läsa banktransaktioner på ert bankkonto.

Avskrivningar

Vi upprätthåller ett aktuellt anläggningsregister över era anläggningstillgångar där det bland annat framgår tillgångarnas avskrivningstid. I systemet bokförs avskrivningen för respektive månad automstiskt.

Rapporter

Balans- och Resultatrapport tas fram månadsvis och publiceras i respektive förenings webbportal.

Momsdeklaration

Under tiden som nätet byggs är det vanligast att moms redovisas månadsvis, för att på så sätt få tillbaks momsen snabbare. När nätet är färdigbyggt och föreningen övergår till förvaltningsfasen, är det möjligt att ändra momsredovisningen till kvartalsmoms eller att deklarera moms en gång för hela beskattningsåret. Om föreningens omsättning inte överstiger 1 miljon kronor är det en fördel att deklarera moms årsvis. Kassaflödet påverkas positivt och det blir billigare att administrera.
Ni ger oss fullmakt och behörighet att vara ert deklarationsombud hos Skatteverket. Vi ser till att upprätta och skicka in momsdeklaration i rätt tid. Samtidigt skickar vi en kopia på momsdeklarationen via e-post till er kassör samt ett meddelande om vilket momsbelopp som ska betalas in till Skatteverket.

Bokslut

För att få ett rättvisande resultat periodiserar vi kvartalsfaktureringar samt de kostnader som eventuellt löper över flera månader. Vi stämmer också månadsvis av banksaldon. Varje månad lägger vi ut en balans- och resultaträkning på webbportalen så att behöriga personer hos er löpande kan ta del av fiberföreningens ekonomiska ställning.

Årsredovisning, inkl bilagor

Årsredovisning ska upprättas enligt bokföringslagen och enligt god redovisningssed. Den ska också vara väl dokumenterad i bilagor och beskriven i noter.

Skatteberäkning och deklaration

Vid årsbokslut gör vi även skatteberäkning och upprättar en skattedeklaration som skickas in till Skatteverket.